Wydarzenia online w ostatnim czasie znacząco zyskały na popularności. Już teraz rewolucjonizują targi, dni otwarte, kongresy, szkolenia, a nawet imprezy okolicznościowe. Tajemnica sukcesu takich przedsięwzięć tkwi w dostępności, elastyczności i oszczędności czasu. Oznacza to, że możemy brać w nich udział bez względu na to, gdzie aktualnie się znajdujemy. Wystarczy podstawowy sprzęt – komputer, telefon komórkowy lub tablet – oraz stabilne połączenie internetowe. Eventy w formule wirtualnej mają uniwersalne zastosowanie, dzięki czemu szybko stały się silną alternatywą dla bezpośrednich spotkań. Przykładem wydarzeń organizowanych w ten sposób są konferencje i webinary. W tym artykule wyjaśniamy, jak przygotować oraz jakich narzędzi użyć planując taki projekt.
Co to jest webinar i czego potrzebujemy do jego przeprowadzenia?
Webinary od kilku lat są nieodłącznym elementem cyfrowego krajobrazu. W dobie Internetu każdy z pewnością znajdzie dziedzinę, w której chciałby rozwijać swoje kompetencje. Webinar lub inaczej seminarium internetowe, to szkolenie odbywające się przy pomocy multimediów. Spotkanie jest przeprowadzane z wykorzystaniem technologii webcast, czyli transmisji materiałów w czasie rzeczywistym za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania. Wraz z rozpoczęciem globalnego wdrażania form pracy i edukacji zdalnej zapotrzebowanie na ten rodzaj szkoleń wzrosło ogromnie. Seminaria internetowe cieszą się dziś niesamowitą popularnością. Okazało się, że organizacja webinaru wcale nie musi być skomplikowana. Fachowa i techniczna wiedza nie jest potrzebna – osoba prowadząca zdalne spotkanie musi być tylko wyposażona w odpowiednie narzędzia: komputer lub laptop podłączony do Internetu, kamerę i mikrofon. Warte podkreślenia jest, że webinarium różni się od wideokonferencji. Choć mają one wspólne podstawy (w obydwu przypadkach wykorzystywane jest połączenie internetowe i sprzęt audio-wideo), w trakcie wideokonferencji odbiorcy mogą brać czynny udział, wypowiadać się, dyskutować itp. Natomiast podczas webinarium zadaniem uczestników jest słuchanie i oglądanie wystąpienia prezentera. Należy dodać, że użytkownicy webinaru mogą poprosić o zabranie głosu, napisać wiadomość na czacie lub wysłać zapytanie do speakera. Jest to możliwe dzięki zaawansowanym funkcjom, jakie mają do zaoferowania nowoczesne platformy umożliwiające spotkania online.
Jak dobrze zorganizować konferencję online?
Do przestrzeni wirtualnej często są przenoszone nawet największe i najbardziej popularne wydarzenia. Doskonałym przykładem mogą być konferencje, których wirtualne odpowiedniki cieszą się obecnie takim samym zainteresowaniem jak te realizowane stacjonarnie. Konferencja online to typ eventu, który daje możliwość wysłuchania inspirujących wystąpień z udziałem ekspertów całkowicie za pośrednictwem Internetu. Tego typu wydarzenia są doskonałym uzupełnieniem eventów w świecie realnym. Ich niewątpliwą zaletą jest dostępność, możliwość zaproszenia gości z dowolnego miejsca na Ziemi, a także niski koszt. Ze względu na wygodę, elastyczność oraz kwestie ekonomiczne takie przedsięwzięcia cieszą się dużą i stale rosnącą popularnością. Natomiast przygotowania do konferencji online są nieco bardziej skomplikowane niż w przypadku seminarium internetowego. Aby wydarzenie było dobrze zrealizowane, musimy optymalnie zaplanować cały event. Bezwzględnym minimum jest odpowiednia platforma streamingowa. Zdecydowanie warto zainwestować w rozwiązanie wyposażone w funkcję czatu na żywo, nagrywania czy prezentowania swojego ekranu, które korzystnie wpłynie na jakość wydarzenia. Pamiętajmy, że organizacja konferencji wirtualnej nie jest sprawą prostą. Czasami nawet pomimo usilnych starań może dojść do sytuacji, że nie wszystko wyjdzie tak, jak chcieliśmy. Dlatego, jeśli zależy nam na tym, aby nasza konferencja została odebrana jako prawdziwie profesjonalne wydarzenie, warto pomyśleć o współpracy z doświadczoną agencją eventową.