Obieg faktur ma na celu uproszczenie procesów finansowych w firmie. Pozwala to na zwiększenie efektywności, lepszą alokację zasobów oraz ocenę cashflow (czyli przepływu pieniędzy do i z firmy). Jak to działa w praktyce? Dowiedzmy się więcej poniżej!
Na przykładzie małej firmy powiedziałbym, że generalnie nie ma jednolitego procesu obiegu dokumentów. Jego długość i złożoność zależy od specyfiki każdej organizacji, ale zazwyczaj odbywa się on pomiędzy właścicielem (dyrektorem), działem handlowym, księgową i sekretarką.
Obieg dokumentów w firmie
Przepływ dokumentów w firmie jest prosty i nieskomplikowany. Właściciel firmy akceptuje faktury, następnie wysyła je do upoważnionej osoby, która wprowadza je do systemu, po czym odsyła do ponownej akceptacji przez przełożonego. Następnie są one przesyłane przez innego pracownika, gdzie ten, kto sprawdził, że wszystko jest w porządku, wprowadza je do ewidencji księgowej, a także w razie potrzeby archiwizuje te dokumenty po fakcie! To wspaniałe, jak łatwo wszyscy pracownicy mogą uzyskać dostęp do takich informacji, zachowując jednocześnie pewien poziom prywatności w odniesieniu do niektórych kosztów, bez ujawniania jakichkolwiek tajemnic handlowych lub spraw osobistych w pracy.
Jeśli jakiś dokument zbyt długo czeka na danym etapie, mamy możliwość przyspieszenia tego procesu. Funkcja ta może być szczególnie korzystna dla księgowych - jeśli nie zapłacą oni faktury w terminie, a od jej wystawienia miną trzy miesiące, odliczenie VAT-u staje się bardzo skomplikowane. W większości przypadków oznacza to konieczność składania korekt deklaracji VAT.
Co zawdzięczamy obiegowi dokumentów?
Wiemy, gdzie dany dokument jest przechowywany. Monitorujemy terminy płatności oraz mamy dostęp do historii obiegu dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku audytu np. podatkowego lub procesowego. Kierownictwo dba o prawidłowe przypisanie kosztów do zespołów/projektów, czuwa nad przepływem gotówki, aby starczyło na zobowiązania.
Z czasem możemy stracić z oczu ważne dokumenty. Powinniśmy zapisywać je w jednym miejscu, aby były łatwe do odnalezienia i nie zagubiły się z czasem. Digitalizacja dokumentów zmniejszy koszty związane z ich przechowywaniem, jak również szkody wyrządzone środowisku naturalnemu przez produkcję i zużycie papieru. Dodatkowo, powiązanie zawartości zeskanowanych dokumentów z archiwalnymi zapisami ułatwi nam weryfikację spójności danych w razie potrzeby!
Ujednolicony obieg dokumentów w firmie zmniejsza ryzyko utraty ważnej dokumentacji. Często, uruchamiając taki system, klient nie ma pojęcia, jak rozwinąć proces i zamiast poświęcić czas na wdrożenie, myśli o opracowaniu koncepcji. Warto wybrać oprogramowanie, które dostarcza już gotowy, przetestowany scenariusz odzwierciedlający typowe procesy przepływu informacji w organizacji (np. Symfonia Obieg Dokumentów).
Szczególnie ważny jest ujednolicony obieg faktur w firmie, co znacznie zmniejsza ryzyko związane z utratą ważnych faktur. Podczas tworzenia takich systemów często zdarza się, że klienci nie wiedzą, gdzie i jaką metodologię powinni stosować, co często odsuwa ich od rzeczywistych wdrożeń na rzecz skupienia się na aspektach koncepcyjnych. Dlatego też, decydując się na wstępnie opracowane scenariusze.