Ochrona danych osobowych jest od niedawna tematem dominującym wśród europejskich przedsiębiorców. RODO wywołało lawinę spekulacji, wiadomości rozsyłanych mailem oraz telefonów do klientów. A jak kwestia prywatności pracownika wygląda w praktyce?

Wbrew pozorom, nowe przepisy nie przeprowadziły w polskim prawie rewolucji, a jedynie uściśliły aspekty, które dotąd pozostawiały spore pole do interpretacji. Najwięcej zmieniło się w zakresie użytkowania danych osobowych w Internecie.

Często pomijane najprostsze rozwiązania

Oprócz informacji zapisywanych elektronicznie, np. w programach typu CRM, dane osobowe najczęściej można spotkać w formie fizycznej, czyli jako dokumenty, którymi posługujemy się w biurach każdego dnia. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, mowa tu zarówno o zwykłych danych osobowych, jak też o informacjach dotychczas nazywanymi danymi wrażliwymi. Zgodnie z terminologią zawartą w RODO, pod pojęciem danych osobowych należy rozumieć wszelkie informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Pozostawienie danych dotyczących klienta w miejscu ogólnie dostępnym jest kategorycznym zaniedbaniem ze strony pracownika przedsiębiorstwa. Dlatego przy stanowiskach powinny znajdować się miejsca zapewniające prywatność oraz dyskrecję. Jednak co w sytuacji, kiedy również przepływ informacji między pracownikami w ogóle nie powinien mieć miejsca? W przypadku dokumentów papierowych, najprostszym i zarazem najskuteczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie danych w zamykanej szafce na klucz, dostępnej w ofercie AJ Produkty, salonie specjalizującym się w wyposażeniu biur i zakładów. Członek zespołu może z łatwością zabezpieczyć dokumenty przed osobami niepożądanymi lub nieuprawnionymi do zapoznania się z treścią akt. Wprowadzone niedawno przepisy RODO podkreślają istotność zgody na wykorzystywanie danych osobowych, jednak dotyczy to wyłącznie działań w obrębie danej firmy. Wobec tego udostępnianie danych, np. poprzez pozostawianie ich w ogólnodostępnym i widocznym miejscu, jest niezgodne z prawem.

Dodatkowe zabezpieczenia

Szafki na klucze firmy AJ Produkty to rozwiązanie przydatne w codziennej pracy, jednak należy pamiętać o archiwizacji. Gromadzenie większych ilości dokumentacji nierzadko wymaga dodatkowych zabezpieczeń. Jest to istotne zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które działają w branży finansowej, np. kantorach wymiany walut. Przechowywania gotówki od zawsze stanowi problem mniejszych i średnich firm. Najczęściej pieniądze wkładane są do kasetki bądź szaf na prosty zamek. Jeśli gotówka pojawia się w firmie sporadycznie, kasetka tak spełni swoje zadanie; jednak jeżeli na co dzień pracujemy z dziesiątkami tysięcy banknotów, warto wyposażyć biuro w szafę pancerną, która oprócz odpowiednich atestów (certyfikatów dotyczących jakości zamków oraz ognioodporności), będzie również poważniejszą ochroną przed kradzieżą niż drewniana szafa. Dotyczy to również szaf metalowych na akta. Wszystkie te artykuły znajdziemy w ofercie AJ Produkty.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Dbając o prywatność i bezpieczeństwo, z pewnością należy mieć na uwadze administrowanie danymi w firmie. Wraz z wejściem w życie przepisów RODO, w każdym przedsiębiorstwie powinny funkcjonować przejrzyste ustalenia dotyczące osób i danych, do których mają dostęp. Jak wyjaśnia Sylwia Czub-Kiełczewska, specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych dla serwisu infor.pl, „administrator danych musi być w stanie wytłumaczyć się z przyjętych zabezpieczeń i odpowie za podjęte decyzje, w sytuacji naruszenia poufności danych”. Jest to zatem funkcja odpowiedzialna – to właśnie administrator odpowiada za cały system ochrony danych w firmie. Czy w przypadku fizycznych dokumentów będzie to szafka na klucz czy szafa pancerna – tutaj RODO pozostawia przedsiębiorcom dowolność. Ważne jednak, aby zachowane zostały następujące wytyczne: zapewnienie poufności, dostęp w razie incydentu, regularne testowanie i ocena skuteczności oraz bezpieczeństwo przetwarzania.

(-)

{disqus_off}