W dobie cyfryzacji wszelkich możliwych danych i optymalizacji licznych procesów przy użyciu najnowszych rozwiązań technologicznych, coraz częściej mówi się o konieczności ochrony informacji, które coraz częściej narażone są na niebezpieczeństwo. Nawet największe, międzynarodowe korporacje spotykają kryzysy związane z wyciekiem danych. Jeśli również w naszej firmie przeprowadziliśmy cyfrową rewolucję warto upewnić się, że wszystkie informacje są należycie zabezpieczone.
Optymalizacja procesów przy użyciu specjalnego oprogramowania
Optymalizacja procesów wspierana specjalnym oprogramowaniem to krok, na który decyduje się coraz więcej firm. Jest ona możliwa dzięki specjalnym systemom stworzonym tak, by tradycyjne, papierowe dokumenty zastąpić ich elektronicznymi odpowiednikami. Papierowe arkusze są skanowane i wprowadzane do systemu – od tego momentu funkcjonują już w postaci plików. W ten sposób można potraktować niemalże każdy dokument – faktury, zapytania, oferty czy też dokumenty logistyczne.
Pełen nadzór nad obiegiem dokumentów
Większość systemów elektronicznego obiegu dokumentacji stworzona jest tak, by do każdego dokumentu dostęp miały wyłącznie wyraźnie wskazane osoby. Stopni dostępu jest kilka. Można ustalić, kto widzi dane informacje oraz kto może je edytować. Żadna niepożądana osoba nie będzie miała możliwości chociażby przypadkowego zapoznania się z informacjami, o co łatwo w przypadku tradycyjnych, zadrukowanych kartek. Taki system można również wykorzystać w przypadku dokumentów wymagających akceptacji – upoważniona osoba może ja zaaprobować lub odrzucić i załączyć informację, dlaczego.
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli historia edycji pod kontrolą
Ogromną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest fakt, iż uprawnione do tego osoby mogą sprawdzić kto, kiedy oraz jakie zmiany wprowadził w danym pliku. Nie istnieje zatem ryzyko anonimowej ingerencji we wrażliwe lub istotne informacje.
Zaufany dostawca oprogramowania DMS to podstawa
Decydując się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów powinniśmy się koniecznie upewnić, czy autor oprogramowania zadbał o bezpieczeństwo plików. Całkowitą pewność i bezpieczeństwo daje wybór systemu stworzonego przez doświadczoną firmę, jak na przykład Primesoft Polska z Poznania. Ich software V-Desk jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań tego typu. Wysoką pozycję zawdzięcza również możliwości ścisłego dopasowania do potrzeb danego przedsiębiorstwa oraz fakt, że jego implementacja nie wiąże się z koniecznością zakupu dodatkowych sprzętów.
(-)
{disqus_off}